Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP)

Pandemie-bedingte Stornierungen / Absage von Maßnahmen

Gültig ab 01.01.2021

Aufgrund der Pandemie müssen zurzeit geplante deutsch-tschechische Austauschprogramme oftmals verschoben, wenn nicht sogar abgesagt werden. Verschiebungen innerhalb des Bewilligungsjahres sind nach Absprache und schriftlicher Mitteilung über die Verbands- oder Länderzentrale jederzeit möglich.

Kommt es bei KJP-geförderten Begegnungen/Projekten aufgrund des Coronavirus zu Ausfällen, Unmöglichkeit der Anreise (z. B. wegen Quarantäne) und fallen Storno- oder anderweitige Ausfallkosten, die unmittelbar mit dem Förderzweck zusammenhängen an, können diese im Rahmen der gewährten Zuwendung grundsätzlich als zuwendungsfähige Ausgaben anerkannt und abgerechnet werden.

Dies gilt im Rahmen der Bewilligung, soweit die Zuwendungsempfänger die Ausgaben nicht aus Eigenmitteln aufbringen können (Subsidiaritätsprinzip). Es gilt die allgemeine Schadensminderungspflicht. Daher sind alle Möglichkeiten einer kostenfreien oder -günstigen Stornierung in Anspruch zu nehmen, um die Kosten zu reduzieren. Dies ist entsprechend zu dokumentieren und von den Zuwendungsempfängern für eine Prüfung vorzuhalten. Die Ausgaben, die jedoch maximal bis zur Höhe der Bewilligung ausgezahlt werden können, sind entsprechend im Verwendungsnachweis nachzuweisen.

Als Nachweise sind folgende Unterlagen notwendig:

  • Begründung, warum die Maßnahme nicht stattgefunden hat,
  • Rechnung/Buchungsbeleg der Leistung (Unterkunft oder Transport) mit Zahlungsnachweis  (z. B. Kontoauszug),
  • Beleg über die Stornierung oder Information des Anbieters, dass eine Erstattung/Teilerstattung der geleisteten Zahlung nicht möglich ist,
  • Nachweis durch Korrespondenz o. ä., dass sich der Träger um den Erlass/Teilerlass der entstandenen Kosten bemüht hat,
  • schriftliche Versicherung, dass der Träger keine Möglichkeit hat, die Stornokosten aus eigenen Mitteln zu decken.

Beachten Sie, dass bei Schadensregulierung die Eigenmittel des Trägers analog ihres prozentualen Anteils, der im Kosten- und Finanzierungsplan der Maßnahme ausgewiesen ist, einzubringen ist.

Weitere Informationen finden Sie hier in den im Januar 2021 vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend veröffentlichten „Covid-19-Regelungen 2021-2022 zur Sicherung und Weiterentwicklung des internationalen Jugendaustauschs (IJA)“.

Ansprechperson bei Tandem:

Lucie Matyášová

E-Mail: matyasova(at)tandem-org(dot)de